Glückwunsch! – Mit diesen Tipps beginnt der Urlaub bereits im Büro

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Juhu, es ist Urlaubszeit! Die ersten Kollegen kommen wieder aus dem Urlaub zurück, aber für mich und viele andere geht es bald los. Ich freue mich auf Sonne und Meer, auf Kultur und Strand und darauf, den Abend in schönen Cafes am Meer zu verbringen. Früher waren die letzten Tage bei der Arbeit hektisch für mich. Ich kann mich insbesondere an einen Abend erinnern, an dem ich erst spätabends fertig war und völlig gestresst in den Urlaub geflogen bin. Natürlich wurde ich sofort krank und verbrachte die ersten Tage im Bett. Nix mit schönen Cafes am Abend. Ein Urlaub, wie man ihn sich nicht vorstellt.

Von diesem Erlebnis geprägt, habe ich mir Einiges überlegt und geändert. So entstand mein persönlicher Neun-Punkte-Plan:

1) Alle wichtigen Themen anpacken und erledigen

… und zwar in der vorletzten Woche vor dem Urlaub. Spätestens drei Wochen vor Urlaubsbeginn habe ich eine vollständige Aufgabenliste und setze Prioritäten. Die wichtigsten Themen stimme ich mit meinem Manager und den Kolleginnen und Kollegen im Vorfeld ab. Alles, was außerordentlich wichtig ist, erledige ich.

2) Eine Vertreterin oder Vertreter bestimmen und einen Übergabetermin festlegen

Anhand meiner Aufgabenliste überlege ich mir, wer mich bei welchen Themen vertreten kann. Ich stimme mich mit der Person ab und wir vereinbaren einen Übergabetermin.

3) Liste mit Aufgaben und wichtigen Terminen, die ggf. erledigt werden müssen

Vor den Übergabeterminen ergänze ich meine Liste mit allen wichtigen Informationen für meine Vertretung. Vor allem, was genau bis wann erledigt sein muss und welche Personen involviert sind.

4) Kunden und Kollegen informieren, dass ich im Urlaub bin

Die Kollegen wissen natürlich schon, wann ich in Urlaub gehe und auch wer mich in welchen Themen vertritt. Aber auch meine internen Ansprechpartner und Kunden informiere ich. Das mache ich entweder mündlich, wenn ich sie sowieso zu Terminen sehe, oder an meinen persönlichen E-Mail-Verteiler.

5) Vollmachten und Zugriffsrechte aufstellen bzw. Delegationen in Systemen einrichten

Meine Urlaubsvertretung ist hilflos, wenn sie nicht die entsprechenden Vollmachten und Zugriffsrechte hat. Deshalb erstelle ich spätestens in der letzten Woche die Zugriffsrechte und richte alle Delegationen in den Systemen ein.

6) Anrufweiterleitung bzw. Mailbox besprechen

Für den Fall, dass es noch einen Festnetzanschluss an Ihrem Arbeitsplatz gibt, sind Anrufe weiter zu leiten. Bei mir gibt es keine dezidierte Festnetznummer mehr. Ich bespreche deshalb die Mailbox meines Mobiltelefons.

7) Aussagekräftige Abwesenheitsnotiz

„Urlaub bis 10.09.19“ nutzt mir als Kollege, Mitarbeiter oder Kunde nichts, wenn ich eine Frage oder ein Problem habe. Nachdem ich vor zwei Jahren eine absolut kundenorientierte und aussagekräftige Abwesenheitsnotiz eines amerikanischen Kollegen bekam, war ich begeistert und habe diese sofort als Vorlage genommen. Meine Abwesenheitsnotiz enthält deshalb:
– Eine höfliche Ansprache. – Beginn und Ende meines Urlaubs.
– Thema/Themen – Wer vertritt mich (inklusive Telefon und E-Mail).
– Einen Hinweis, dass meine Mail nicht weiter geleitet wird. – Freundliche Grüße zum Abschluss.

Manche weisen noch darauf hin, sie würden die E-Mails nicht lesen, die sie während des Urlaubs erhalten. Ich bin mir noch nicht sicher, wie ich das finde.

Achtung, Datenschutz: Können eventuell externe Adressaten durch die Abwesenheitsnotiz ungewünschte Rückschlüsse auf aktuelle Projekte und Aufgaben ziehen?

Wer noch mehr zu aussagekräftigen Abwesenheitsnotizen lesen möchte, findet hier einen guten Artikel: https://www.roberthalf.de/blog/text-fuer-abwesenheitsnotiz

8) Schild am Arbeitsplatz

Wer noch nicht mobil arbeitet und einen festen Arbeitsplatz hat, kann auch ein Schild auf den Tisch mit den gleichen Informationen wie in der Abwesenheitsnotiz stellen. Falls Sie mobil arbeiten, geht es natürlich nicht. Aber es gibt bestimmt Tafeln oder elektronische Team-Rooms, in denen Urlaub und Abwesenheiten gelistet werden.

9) Kalender für den 1. Tag nach Rückkehr blocken

Die Rückkehr mit Verstand planen. Deshalb ist mein Kalender den ersten Tag nach dem Urlaub geblockt. Ich sichte Mails und Post und organisiere die Rückübergabe meiner Themen. Deshalb keine Termine planen.

Alles erledigt? Dann lässt sich am letzten Tag voller Vorfreude ein Urlaubssekt oder ein Urlaubskaffee/Urlaubstee mit den Kollegen genießen. (Natürlich feiern Sie auch mit, wenn der Kollege in Urlaub geht!).

Auf meiner Checkliste steht noch
Letzten Blogartikel vor dem Urlaub veröffentlichen

Voilà, das ist soeben geschehen. Bis September bleibt es auf diesem Blog ruhig und ich genieße meine freie Zeit. Übrigens, zum Thema “Stressfrei in den Urlaub” haben sich auch andere Blogger mit unterschiedlichen Schwerpunkten Gedanken gemacht:

Ich wünsche eine schöne Ferienzeit und einen schönen Sommer!

Herzliche Grüße
Ihre Ariadne von – keep calm & grow your talent

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